Araştırmalar, iş dünyasında sonuç elde etmenin en etkili yolunun süreçleri çekirdeklerine basitleştirmek olduğunu göstermektedir. Başarılı liderler, basit yöntemleri kullanarak iletilmesi gereken mesajları etkili ve hızlı bir şekilde iletebilirler.
Performans değerlendirme süreçlerini basitleştirip çalışanlar için anlaşılır hale getirmek, sürecin verimliliğini artırır. İstenilen mesajı çalışanlara çok daha etkili ve hızlı bir şekilde iletmek için basit, aşamalı ve açık bir yapı tasarlanmalıdır. Anlaşılması zor, zaman alıcı ve bürokratik bir değerlendirme süreci, çalışanların hayal kırıklığına uğramasına neden olabilir, bu da sürecin güvenini kaybetmelerine ve gerçek performanslarının kaydedilmesini engelleyebilir.
Klasik yıllık performans değerlendirme yönteminde, genellikle “performans değerlendirmesi” olarak adlandırılan, bir yıl boyunca yapılan değerlendirmeyi tek bir oturumda tartışmak ve iletmek, çok fazla işi aynı anda başarmaya çalışmak anlamına gelir. Tüm yıl boyunca yayılan işleri ve davranışları tek bir toplantıda ele almak hem yöneticilere hem de çalışanlara ağır bir yük getirir ve stres yaratır. Ortalama 5 ila 10 altında çalışanı olan bir yönetici profili için böyle bir değerlendirme ve geri bildirim süreci verimli değildir.
Sürekli performans yönetimi, çalışanların gelişimini ve performansını yıl boyunca artırmak için geliştirilen bir yöntemdir. Bu yöntem, düzenli geri bildirim aracılığıyla gelişmeyi öncelikli hale getirir.
Şimdi, bu yöntemi oluşturan unsurları detaylandıralım.
İşbirliği ile Oluşturulan Dinamik, Kısa Vadeli Hedefler
Yıllık hedefler yerine, piyasa koşullarını ve rekabeti önceliklendiren, bu hedeflerin geçerliliğini ve uygunluğunu düzenli olarak izleyen 3-4 aylık hedefler kullanmak tercih edilir. Hedefler, şirketin stratejik hedeflerine uygun olarak farklı birimler ve bireyler arasında işbirliği ve koordinasyon ile oluşturulmalıdır. Bu bağlamda, OKR hedef belirleme metodolojisinin kullanılması son derece faydalıdır.
Yöneticiler ve Çalışanlar Arasındaki 1:1 Toplantılar
Aylık olarak (2-4 haftalık aralıklarla) yöneticiler ve çalışanlar, hedef ilerlemesini, tamamlanan görevleri, meslektaşlardan gelen geri bildirimleri, geliştirme noktalarını ve diğer ihtiyaçları düzenli geri bildirim yoluyla gözden geçirirler. Bu toplantılarda yöneticilerin beklentilerini net bir şekilde ifade etmeleri beklenir, çalışanlar geri bildirimlerine dayalı çözümler bulmada işbirliği yaparlar ve çalışanlar bu girdileri kendilerini geliştirmek için kullanmayı beklerler. Bu toplantılarda puanlama yapılmaz ve uzun formlar doldurulmasına gerek yoktur. Toplantılar özetlenir ve bir sonraki toplantı için girdi sağlar. Bu toplantıların formatı, organizasyona, işin doğasına ve ihtiyaca bağlı olarak değişebilir ve organizasyon için en uygun olan seçilmelidir.
Tüm Takımdan Düzenli Geri Bildirim
Çalışma arkadaşları ve yöneticilerden sürekli geri bildirimler, yıl boyunca sürekli olarak verilir ve ödüller ve tanıma da dahil edilir, sürecin devamlılığını sağlar. Sürekli geri bildirim, farklı perspektifleri tartışmalara zenginleştirir ve bunları içerir. Sürekli geri bildirim, organizasyonun kültürüne bağlı olarak farklı formlarda olabilir veya hiç kullanılmayabilir.
Diğer Kaynaklardan Gelen Veriler
Müşteri anketlerinden toplanan verilerin yanı sıra teknolojik sistemler aracılığıyla (örneğin çağrı merkezleri için konuşma kalitesi veya sorun çözme hızı gibi) toplanan veriler, hem çalışanlara hem de yöneticilere görünür hale getirilebilir ve 1:1 toplantılar aracılığıyla geliştirilmesi gereken bir alan olarak değerlendirilebilir.
Organizasyonun ihtiyaçlarına ve kültürüne bağlı olarak, sürekli performans yönetimi yıl sonu performans değerlendirme süreci ile birlikte kullanılabilir. Örneğin, performans değerlendirme puanlarını bonuslar için bir girdi olarak kullanan bir şirket, yıl sonu puanlarının daha doğru verilmesini sağlamak için sürekli performans yönetimini kullanabilir. Birçok şirket bu yöntemleri bir arada sürdürür.
Bu süreçte, yöneticilerin koç gibi davranmaları ve çalışanların gelişimine yardımcı olmaları beklenir. Bu nedenle, yöneticilerin bu yetkinliği kazanmalarına süreç boyunca destek sağlanmalıdır ve geri bildirim, koçluk ve işbirliği ile liderlik becerilerini güçlendirmelidirler. Bu beceriler, düzenli çalışan değerlendirmeleri ile ölçülmeli ve yöneticilerin gelişimlerini yönlendirmelidir.
